فرآیند برگزاری مناقصات

نکات مهم در فرایند برگزاری مناقصات (موضوع ماده 9 قانون برگزاری مناقصات دولتی)

1- اخذ مجوز برگزاری مناقصه از معاونت برنامه ریزی و توسعه دانشگاه (از طریق مکاتبه رسمی با معاونت محترم دانشگاه) الزامی است.

2- مشخص نمودن منابع تامین اعتبار پروژه هنگام درخواست توسط واحد مربوطه (جهت ثبت در سامانه تدارکات) الزامی است.

3- تعیین نوع مناقصه (عمومی، محدود، تک مرحله ای دو مرحله ای) الزامی است. در رابطه با مناقصات محدود دلایل توجیهی واحد مبنی بر عدم امکان برگزاری مناقصه به صورت عمومی و همچنین صورتجلسه ارزیابی کیفی مناقصه گران جهت ایجاد لیست کوتاه در سامانه تدارکات الزامی است (موضوع ماده 4- 13- 26 آئین نامه دولت و بند 2 ماده 4 آئین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه)

4- اعلام مبلغ برآورد مناقصه به هنگام درخواست مجوز الزامی است:

• بدون وجود مبلغ برآورد امکان تعیین حد معاملات وجود ندارد.
• تضمین شرکت در مناقصه درصدی از مبلغ برآورد می باشد (موضوع ماده 24 آئین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه)

5- ارسال  پیش نویس خام  قرارداد (نسخه Word) جهت برگزاری مناقصه ضروری است (بارگذاری قرارداد در سامانه تدارکات الزامی است).

6- در رابطه با مناقصات دو مرحله ای ارسال اسناد ارزیابی فنی و بازرگانی مناقصه گران (مورد تایید کمیته ارزیابی فنی بازرگانی) به همراه اسناد مناقصه الزامی است (موضوع بخش ب بند 3 ماده 4 آئین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه )

نکات مشترک در فرایند برگزاری مناقصات و مزایدات

• حضور نماینده واحد متقاضی (مناقصه/مزایده) به عنوان عضوی از اعضای کمیسیون (مزایده/مناقصه) در جلسه بازگشایی پاکات الزامی است (موضوع بند ه ماده 12 آئین نامه مالی و معاملاتی دانشگاه)
• اسناد بارگذاری شده در سامانه تدارکات الکترونیک دولت از نظر حقوقی الزام آور بوده لذا حتی المقدور از تغییر اسناد پس از برگزاری مناقصه/ مزایده اجتناب و در صورت ضرورت حتما با هماهنگی و اطلاع باشد (با توجه به بند ب-2 ماده 24 قانون مناقصات دولت تغییر در اسناد از شرایط لغو مناقصه می باشد).
• ارسال و دریافت اسناد مناقصه/ مزایده صرفاً از طریق سامانه تدارکات امکان پذیر بوده و هرگونه اسناد فیزیکی (به جز پاکت الف) غیر قابل پذیرش خواهد بود (ماده 1،13 و 14  آئین نامه نحوه فعالیت دستگاه های اجرایی در سامانه تدارکات الکترونیکی دولت)
• درخواست­های برگزاری مناقصه/ مزایده در مورد قراردادهای سالیانه می بایست 3 ماه پیش از اتمام قرارداد و در سایر موارد 2 ماه قبل به  اداره کل طرح های عمرانی و پشتیبانی ارسال شود (برای مثال، در مورد خرید یک کالا واحد متقاضی می باید حداقل 2 ماه قبل از تاریخ نیاز به کالای مورد نظر درخواست خود را ارائه دهد).
• حداقل زمان منطقی مورد نیاز جهت برگزاری مزایده/مناقصه عمومی از طریق سامانه ستاد، از زمان بارگذاری، 14 روز می باشد.
• زمان مورد نیاز جهت برنامه ریزی، هماهنگی اعضا و برگزاری جلسه افتتاح خارج از اختیارات اداره کل طرح های عمرانی و پشتیبانی بوده و امکان پیش بینی در این رابطه وجود ندارد. لذا این زمان نیز به عدد 14 روز بالا اضافه می شود. شایان ذکر است تمامی امور مربوط به مناقصات و مزایدات (معاملات عمده) دانشگاه در اداره کل طرح های عمرانی و پشتیبانی دانشگاه انجام شده لذا موارد بر اساس اولویت دریافت در صف قرار خواهند گرفت.